普段から何個も開発案件が並行している事が多くタスク管理には常に悩まされていました。開発以外の事(例えば労務/財務/法務/税務など)も含めたりするとプロジェクトの数は凄い事になります。
そんな中、自分なりに色々と試してきて行き着いた終着点についてご紹介します。万人受けするものではないかも知れませんが、TODOアプリやGTD(ワークフローの管理手法。詳しくはこちら)に興味があって、複数案件を同時にこなしているような方に何かのヒントになればイイなぁと。
肝心かなめはメールの捉え方にあると気がついたのは、初めて増員した時だったでしょうか。
良くも悪くも今のご時世はメールが全て…は言い過ぎかも知れませんが、skype/Twitter/Facebook など色々仕事に使えると言われながらもやはり大半はメールに落ち着きます。逆にメールを使わずに完結する仕事は皆無に近い。
…なので、そのメールの使い方を最適化せずに幾らTODOツールやGTD系アプリに頼っても続けられる事が出来ない筈と思い至りました。
色々と試行錯誤して仕事の流れを分析する中で気づきを得、メールに対する接し方を変えてみてからでしょうか。ようやくGTDツールを使いながら気持よく自分のタスク管理が回せている感じがします。といっても、タグ付けの工夫とか、メール検索テクニックとか、そういう話ではなくもっと簡単。
受信箱は常にゼロにする
ただこれを徹底するように考え方を変えただけ。
メールは何らかのタスク発生を伴っている事が多いです。スケジュールの調整だったり、書類の確認だったり、誰かに電話する事だったり。多くのタスク発生ポイントがメールの受信箱にある。何を今更…ですけどね。
プロジェクトの大半でメールのやりとりが必ずあって、そのメールが何らかのタスクを伴っている事が多いのなら…という事で、受信箱をとにかく残タスクの塊&新たなアクションの源泉だと考えるようにしました。GTDツール使ってINBOXだ何だと言うよりも前に、まずメールの受信箱。
とにかくゼロにしよう、受信箱に残メールがあるのは誰かを待たせている事の証だと考えよう、何か反応を起こして受信箱を空にしようと、その上で使えるツールは支援ツールとして使うようにしようと。
あくまで基点はメールです。これは世の中がそうなので仕方ない(少なくとも僕の今の仕事では)。多分、10年や20年の単位で変わらないでしょう。そんなメールの入ってくる口である受信箱をゼロにしようと意識し始めた途端、GTDツールと自然と付き合えるようになってきたという感じですかね。
まずはメール。その次、GTD。
…というか、GTDを回す為にメール受信箱を巧く使うって感じのような気もしているのですが、ちょっと長くなってきたので、分けて書きたいと思います。次回はメール受信箱をどんなふうに捉えるようにしたかについて書いてみます。