タスク管理は永遠のテーマ。色々と試行錯誤して使うツールはメールとOmniFocusに落ち着いているのですが、いつも悩んでいたのが優先順位の判断基準。
AとかBとかCとかってランク付けとか、重要度を考慮するとか、いろいろ手法はあるものの実際的でなかったり抽象的だったりでイマイチだったのですが、ここ最近気が付いてやってみた判断基準が今のところ気持ち良いタスク管理に繋がっている気がするので御紹介。
どうやら、たった2つでokぽいです。それは、
- 人を待たせているかどうか
- 締め切りが存在するかどうか
の2つ。これを基準に今なすべきタスクを導きだすと、体感ですが「あぁ、あれもあった、これもあった」感や「あぁ、やってれば良かった」感、後になって慌ててしまうといった事が少なくなっているような気がします。
GTDはやるべき事を洗い出す事で精神的ストレスから解放する術を提供してくれますが、それでもずっと悩まされてきたのは優先順位が決まらない(決めにくい)事だったんですよね。タスク一覧を見てもパッと見で決まらないから何となく楽なタスクに流れてしまうって事が往々にしてありました。GTDで列挙したら上から順番に何も考えずにやるだけさ！って極論もありますが、そうもいかないのが実情です。
って訳で、実践してみた結果
- 人を待たせているかどうか
- 締め切りが存在するかどうか
の2つに判断基準を絞ったら何となく巧く行く気がしている今日この頃です。特に前者の「人を待たせているかどうか」は重要で、ボールが相手にあるのか自分にあるのか常に判断して、とにかく相手にボールを返すアクションを最優先にすると「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」感がどんどん減っていく感じ。
結局、タスクが積み上がる事による心理的ストレスは、人を待たせてしまって「まだですか？」と思われるかも知れない不安の積み上がりによって起こるんだと思います。締め切りも多くの場合「待ち人」が絡んでいる事が多いので、前者優先、後者次点で判断していくと結構良い感じです。
この二軸で管理するのにOmniFocusは向いていて、僕は以下のように使っています。
期限(つまり締め切り)の順番に並ぶようにActiveなタスクを列挙する画面を用意して、一方で人を待たせているタスクに「フラグ」を立てるようにして使っています。
基本的に上から順番に消化すべく見るのですが、フラグがあれば誰かを待たせているので最優先。そのフラグが「期限が昨日」に入っているタスクだと最悪なケースなんですが、上図は見事にそんな例ですね(苦笑) これ以上待たせたらいけないので真っ先に処理します。
次に同じ期日の別タスクを見るのですが、自分都合のモノだったり後から(人に迷惑をかけず)挽回できる可能性がある場合は先送りし、次の期日のタスクに目を移してまた「フラグ」付きを優先的に消化するという訳です。
ま、こんな感じでここ最近進めています。重要なタスクって何かしら人が絡んでいる場合が多いって事を考えると、「人」が関わるどんな仕事現場でも使える判断基準じゃないかなーと勝手に思ってます。
判断基準は、
- 人を待たせているかどうか
- 締め切りが存在するかどうか
のたった2つ。期日で並べ、ON/OFFで待ち人有無を表現する。最近この二軸の判断基準だけで、タスク選択に迷う事がほとんど無くなりました。僕と同じようにタスク優先度で悩まれてる方は是非一度試してみて下さい 